İş Analizi nedir?

İş Analizi, iş kapsamında ihtiyaçların belirlenmesine ve çıkan sorunlara çözümler üretilmesine yardımcı olan bir araştırma disiplinidir. Bu çözümler, bir yazılım veya sistem bileşeninin geliştirilmesini, süreçteki iyileştirmeleri, organizasyonel değişiklikleri veya stratejik planlama ve politika geliştirmeyi içerebilir. İş analizinin amacı, ihtiyacı karşılayan çözümleri belirlemektir.

İş Analizi süreci, herhangi bir proje için başlangıç ​​çerçevesinin geliştirilmesine yönelik kavramlar ve içgörüler sunar.

Neden iş analizi kullanılmalı?

İş analizi yöntemlerinin kullanılmasının bazı önemli nedenleri şunlardır:

• Şirketin yapısını ve dinamiklerini anlamanıza yardımcı olur.
• Organizasyondaki sorunları anlamanızı sağlar.
• Bir kuruluşun hedeflere ulaşmasını sağlamak için iyileştirme potansiyellerini belirlemenize ve çözümler önermenize yardımcı olur.
• Değişim ihtiyacını belirlemenize ve ifade etmenize yardımcı olur.
• Bir kuruluşun ortaklarına sunduğu değeri en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olur.

İş Analizi Sürecinde yer alan adımlar

• Kurumsal analiz
• İhtiyaç planlaması ve yönetimi
• Gereksinimleri Ortaya Çıkarma
• Gereksinim analizi ve Dokümantasyon
• Gereksinim İletişimi
• Çözüm Geliştirme ve Doğrulama.

Adım 1) Kurumsal Analiz

Bu alan, İş Analisti tarafından yönlendirilen projenin seçimi için proje öncesi faaliyetlerin toplamını kapsar.

Faaliyetler aşağıdaki gibidir:

• İş Mimarisinin korunmasına yardımcı olur
• İş Senaryosunu hazırlamanıza yardımcı olur
• Karar Paketine Hazırlanmanıza yardımcı olur

Adım 2) Gereksinim Planlama ve Yönetimi

Bu adımda, gereksinimlerin planlanması ve yönetimi ile ilgili görevleri ve kaynakları tanımlamanız gerekir. Bu, üstlenilen faaliyetlerin projeye uygun olmasını sağlar. Bu arada değişiklikleri doğru ve tutarlı bir şekilde tespit etmek önemlidir.

Adım 3) Gereksinimleri Ortaya Çıkarma

Gereksinim belirleme aşaması, bir sistemin gereksinimlerinin kullanıcılar, müşteriler ve diğer paydaşlar tarafından araştırılması ve keşfedilmesi aşamalarından oluşur.

Adım 4) Gereksinim Analizi ve Dokümantasyon

Bu aşama, paydaşın bir çözümün tasarımını ve uygulamasını nasıl analiz etmesi, yapılandırması ve belirlemesi gerektiğini açıklar. Gereksinim analizi, ham verileri yapılandırmak için kullanılan yöntemleri ve araçları tanımlamanıza yardımcı olur.

Adım 5) Gereksinim İletişimi

Bu aşama, gereksinim analizinin çıktısını ifade etmeye yönelik faaliyetlerdir. Çözüm uygulanmadan önce her gereksinimin paketlenmesi, değerlendirilmesi ve onaylanması gerekir.

Adım 6) Çözüm Değerlendirme ve Doğrulama

Bu aşama, bir çözümün paydaş hedeflerini karşılayabilmesini sağlar.

Yaygın Kullanılan İş Analizi Teknikleri

MOST

MOST, Misyon, Hedefler, Stratejiler, Taktikler’in (Mission, Objectives, Strategies, Tactics) kısaltılmış biçimidir. İş analistlerinin, bir kuruluşun amacının ne olduğuna ve bu tür sorunların nasıl çözüleceğine ilişkin kapsamlı bir iç analiz gerçekleştirmesine olanak tanır. MOST analizi, organizasyonun iç ortamını analiz ederek iç süreçleri ve şirket kültürünü geliştirmek için kullanılır.

PESTLE

PESTLE, Politik, Ekonomik, Sosyolojik, Teknolojik, Yasal ve Çevresel (Political, Economic, Sociological, Technological, Legal, and Environmental) anlamına gelir. Bu modelde iş analistleri, organizasyonu etkileyebilecek tüm dış faktörler değerlendirir ve bunları nasıl ele alacaklarını belirler.

SWOT

SWOT, Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) anlamına gelir. Bu yaklaşımda organizasyonun güçlü ve zayıf yönleri tespit edilir. Kaynakların uygun şekilde tahsis edilmesi sağlanır.

MoSCoW

MoSCow, Zorunlu veya Olmalı, Olabilir veya Yapılabilir (Must or Should, Could or Would) olarak tanımlanabilir. Bu teknikte, herbir gerekliliğin diğerlerine göre değerlendirildiği bir çerçeve içinde gereksinimlerin önceliklendirilmesi amaçlanır.

CATWOE

CATWOE, Müşteriler, Aktörler, Dönüşüm Süreci, Dünya Görüşü, Sahip ve Çevre (Customers, Actors, Transformation Process, World View, Owner, and Environmental) kelimelerinin kısaltmasıdır. İş kapsamında yapılacak bir eylemin süreçleri veya paydaşları nasıl etkileyeceğini belirlemenize yardımcı olur.

5 Neden (The 5 Whys)

Bu teknik hem Altı Sigma'nın hem de iş analizi tekniklerinin bel kemiğidir. İş analistlerinin, ortaya çıkan bir sorunun neden ortaya çıktığını sorular sorarak, problemin temel nedenini araştırmalarına olanak sağlayan bir yaklaşımdır.

Altı Şapkalı Düşünme (Six Thinking Hats)

Bu süreç, alternatif perspektifleri ve fikirleri değerlendirmenize yardımcı olur. Bu teknikte 'altı şapka' şu şekilde kategorize edilir:

• Yeşil (yaratıcı düşünme)
• Blue (Büyük resme genel bakış)
• Beyaz (mantıksal, veriye dayalı düşünme)
• Sarı (çoğunlukla artılara odaklanan olumlu düşünme)
• Kırmızı (duygu temelli tepkiler)
• Siyah (eksilere odaklanan karşıt düşünce)

ÖZET

• İş analizi, iş ihtiyaçlarınızı tespit etmeye ve sorunlara çözümler üretmenize yardımcı olan bir araştırma disiplinidir.
• Şirketin yapısını ve dinamiklerini anlamanıza yardımcı olur.
• İş Analizi adımları: 1) Kurumsal analiz 2) Gereksinim planlama ve Yönetim 3) Gereksinimleri Ortaya Çıkarma 4) Gereksinim analizi ve Dokümantasyon 5) Gereksinim İletişimi ve 6) Çözüm Geliştirme ve Doğrulama.
• Önemli iş analizi teknikleri: 1) MOST 2) PESTLE 3) SWOT 4) MoSCoW 5) CATWOE 6) 5 Neden ve 7) Altı Şapkalı Düşünme (Six Thinking Hats)